A Setam foi a empresa escolhida para organizar os arquivos de patrimônio imobiliário da RFFSA, antiga Rede Ferroviária Federal, hoje sob administração da FCA – Ferrovia Centro Atlântica, S.A., do grupo Vale.

O acervo é composto de milhares de plantas, desenhos, croquis, memoriais descritivos, escrituras e demais documentos referentes aos imóveis pertencentes à malha ferroviária da Rede. Este conteúdo documenta os cerca de 22 mil km de linhas férreas, desde os trilhos em si até fazendas e estações. O material ocupava uma área de cerca de 100 m², parcialmente armazenado em mapotecas horizontais do tipo gaveta e em arquivos de aço, mas grande parte estava acondicionada de forma inadequada, enrolados individualmente ou armazenados em tubos de papelão. Alguns dos documentos precisaram de restauração, como por exemplo documentos empoeirados e plantas em papel manteiga que se apresentavam rasgadas. 

Etapas

A primeira fase do trabalho consistiu em uma profunda análise do material existente: levantamento da quantidade e como estavam classificados. O resultado foi a descoberta de um grande número de duplicidade de documentos, entre originais e cópias. O diagnóstico situacional verificou que seria possível e necessário reduzir bastante o volume de documentos.

Devido ao grande volume de informações e aos processos internos já em funcionamento na empresa, optou-se por fazer a classificação do material por trechos da malha ferroviária existente. Catalogou-se toda a documentação e também registrou-se aqueles pontos em que faltavam levantamentos. As plantas foram agrupadas aos documentos relativos a cada bem imóvel. Esta etapa obedeceu às prioridades determinadas pelo cliente para que, ao longo do trabalho, os reflexos da organização já pudessem ser aproveitados pela Rede.

A etapa seguinte foi levantar o mobiliário necessário para a correta armazenagem do material. Notou-se que na própria Rede existia arquivo deslizante rotativo, que estava sem uso e iria ser destinado a leilão. As plantas poderiam ficar dependuradas na vertical, facilitando o manuseio e garantindo melhor conservação. Após uma pequena reforma e instalação no local adequado, se encaixou perfeitamente às necessidades de armazenagem do arquivo patrimonial dos imóveis da Rede.

Mais tarde providenciou-se o descarte daqueles documentos que não precisavam estar armazenados, conforme análise e autorização da gerência responsável. O expurgo e a organização resultaram em uma necessidade de menos de 50% da área anteriormente ocupada.

Para auxiliar o correto gerenciamento do acervo, padronização, sistematização e controle de fluxo, foi implementado um programa informatizado de catalogação e indexação. Em um computador comum estão registrados o conteúdo, a localização física e os empréstimos, entre outras informações a respeito acervo.

Vantagens

Consistência
A estrutura e padronização aplicadas estão em perfeito funcionamento há mais de cinco anos.

Tempo
O tempo médio para obter um documento é agora de três a quatro minutos. Antes, alguns documentos nunca eram encontrados.

Espaço e mobiliário
A empresa pôde reduzir a área ocupada, economizar em mobiliário e criar área de consulta ampla.

Pessoal
Antes eram necessárias três pessoas para gerenciar os documentos. Atualmente, apenas um funcionário é responsável por toda a administração do arquivo.